Ett kontor som kan samla in data om vad de som är där gör kan låta som något från George Orwells Nittonhundraåttiofyra, men det är inte alls så läskigt (och mycket mer användbart) än man kan tro, uppger James Mitchell på Regus i ett samtal med Hannah Hudson
”En av de stora fördelarna med flexibla arbetsytor är att de är flexibla … men hur vet du hur mycket utrymme du verkligen behöver?” frågar James Mitchell, chef för affärslösningar på Regus. ”Och vet du hur din personal verkligen använder lokalerna? Och vad de behöver? Skulle det inte vara bra om du kunde ta reda på det och följaktligen göra arbetsplatsen bättre?”
Mitchell har arbetat på Regus i nästan ett decennium och hanterar nu utformningen av lösningar för företagets IT-grupp. En del av detta ansvarsområde handlar om att undersöka hur data som samlas in från Regus affärscentraler kan användas för att förbättra upplevelsen av arbetsutrymmet för företag och deras anställda.
”Det är en viktig del av utformningsprocessen att samla in data och det hjälper oss verkligen att förstå våra kunders behov”, säger han. ”Det handlar inte om att räkna antalet kaffekoppar, utan om att leta efter bredare trender och mönster och använda informationen för att stärka företagen och de anställda.”
Klimatkontroll
Ett enkelt exempel är övervakningen av mängden datatrafik. ”Genom att beräkna hur mycket våra internetanslutningar används kan vi förutsäga när vi behöver lägga till ytterligare kapacitet,” förklarar Mitchell. ”I och med det kan vi se till att alla får den bästa prestandan när de behöver det för att verkligen arbeta effektivt.”
Data kan också vara användbara på andra sätt, till exempel för att göra kontorsmiljön mer bekväm. ”Mycket av den feedback vi får från besökare i centren har att göra med problem med temperaturen i rummen”, säger Mitchell. ”Därför utvecklar vi ett program för att se om vi kan använda sensorteknik i kontorsmiljön för att övervaka och rapportera om detta.”
Mitchell förklarar hur ett sammankopplat system kan fungera i framtiden: ”Med temperatursensorer i varje rum som rapporterar tillbaka till ett centralt system kan vi använda dessa data för att identifiera problem och åtgärda dem innan någon ens lägger märke till dem.”
James Mitchell, chef för affärslösningar på Regus
Användarvänligt
Sensorteknik kan också användas på andra sätt. ”På liknande sätt som detaljhandeln skulle vi kunna använda närvarodetektering och värmespårning för att skapa kartor över trafiken i våra lokaler vilket i sin tur skulle hjälpa oss att optimera utformningen av kontorslayouten”, säger Mitchell.
Är det inte lite inkräktande att ha sensorer överallt? ”Det viktigaste att komma ihåg är att den insamlade datan alltid är anonym. Den är aldrig personlig”, säger han. ”Vi vill bara förstå kontorsmiljön bättre och vi samlar bara in vad som är användbart för detta ändamål. Vårt mål är att göra centret till en användarvänligare plats för människor.”
”Ta din bil till exempel,” tillägger han. ”Tack vare GPS vet biltillverkaren hur du kör, var du kör, din hastighet och annan information. De vet inte att det är du och de är inte intresserade av det. De vill bara veta vad de kan göra för att bilen ska fungera bättre, så att de kan göra resan säkrare och bekvämare.”
Mitchell vill betona vikten av att respektera användarnas integritet, särskilt efter att GDPR trädde i kraft i maj 2018. ”Vi har precis haft igång ett stort program för att se till att Regus följer de nya EU-uppgiftsskyddslagarna,” säger han. ”Och vi undersöker hur vi bäst kan tillämpa det på hela vår globala verksamhet – inte bara de länder som omfattas av lagstiftningen. Sekretess är viktigt för oss alla och vi vill göra mer än att bara följa lokal lagstiftning.”
Bättre kontor
Slutligen säger Mitchell att frukten från all denna datainsamling är en överlägsen kontorsmiljö för arbete. ”Vi vill förstå hur människor använder våra center, så att vi kan ge dem mer av vad de vill ha och mindre av vad de inte behöver,” säger han. ”När vi designar nya center kan vi anpassa våra skisser för att återspegla vad människor verkligen vill ha, kanske till exempel minska antalet skrivbord eller öka storleken på loungen.
”Vi kan också förbättra de befintliga kontorshotellen. Förutom temperaturen skulle vi kunna övervaka ljudnivåerna och ljusstyrkan – och göra verklighet av vad vi lär oss. Oavsett om vi lägger in akustiska skiljeväggar, spelar vitt brus eller ökar ljuset i vissa områden, kan vi bli mer lyhörda för kundernas behov.”
I framtiden kan data till och med användas för att skapa ett fullständigt personligt arbetsutrymme för var och en. ”Tänk dig att komma till jobbet och där finna ett utrymme som är precis som du vill ha det,” säger Mitchell. ”Rummet har rätt temperatur, belysningen är precis rätt, nätverket är utformat efter dina behov och dina samarbetsverktyg är användarklara och till hands. Vi skulle till och med kunna göra så att din favoritkopp kaffe väntar på dig.”
”Det är den verkliga styrkan hos data”, tillägger han. ”När den hanteras korrekt och ansvarsfullt kan den hjälpa oss att förbättra våra liv.”
Hannah Hudson är redaktör för Regus tidskrift
