Rymdstationens kontrollrum i Houston, Texas år 2017

Produktivitet

Inne i NASA:s kontrollcenter: världens coolaste arbetsplats

Träningscyklar, belysning som anpassas efter dygnsrytmen och realtidsflöden från rymdsatelliter … Paul Sean Hill, tidigare chef för kontrollcentret på NASA:s rymdcenter i Houston, Texas, förklarar hur man där skapade ett kontor som verkligen är som taget från en annan värld, och anammade trenden med flexibelt arbete.

 

Hur ser NASA:s kontrollcenter ut?

Det är som en liten larm- eller flygledningscentral. Det finns ungefär 20 bord, alla med flera datorskärmar, plus en storskärm i kortsidan av rummet där man visar sammanställda data för hela teamet. Du har säkert sett på film att vi har ett gäng klockor längst upp på väggen. Där ser vi alltifrån den aktuella tiden till tiden för rymdskeppets nästa satellittäckning. I nästan allt vi gör räknar vi antingen ner till det eller så räknar vi hur lång tid det har gått sedan vi startade.

Vad blir besökarna mest överraskade av?

De flesta får en svindlande känsla när de kommer in i visningsrummet och ser den stora kartan på mittenskärmen där rymdskeppets exakta position över jorden visas. Bredvid kartan finns en stor skärm med video som kommer inifrån och utanför skeppet. Besökarna brukar stirra och varje gång är det någon som till slut säger "Är det på riktigt? Händer det där just nu?" Svaret är alltid: "Ja, det händer verkligen just nu, 400 kilometer upp i luften, halvvägs runt jorden från oss."

Centrets layout är ikonisk. Hur mycket tanke ligger bakom?

När vi började flyga i rymden för sextio år sedan var det mycket viktigt var människor satt. Specifika discipliner placerades tillsammans eftersom det blev lättare för dem att jämföra anteckningar. I dagens datormiljö är det inte alls lika viktigt. Nu räcker det att de bara är i samma rum eller att de har system där de kan se varandra i ögonen virtuellt och dela data med varandra var de än är.

Rymdstationens kontrollrum år 1964

 

Har personalen möjlighet att jobba på annan plats eller på ett flexibelt sätt?

Ny teknik för det möjligt att jobba flexibelt till viss del. Vi har system som gör att människor utanför kontrollrummet kan logga in och jobba hemifrån. Och för de som inte flyger rymdskeppet, till exempel de som gör dataanalyser eller sätter ihop presentationer, finns det ingen anledning att de inte skulle kunna göra det från någon annan plats. På centret har man även börjat låta personalen jobba hemifrån varannan fredag. Vi uppmuntrade personalen på individnivå: om du kan göra 80 timmars jobb per löneperiod på nio dagar istället för tio är det inga problem att ta det som en ledig dag så länge du inte har ett möte du måste vara med på. Det har haft enorm effekt på stämningen i teamet. Så vi har haft nytta av flexibelt arbete.

Hur ergonomiska är arbetsstationerna?

Med risk för att förolämpa många av mina föregångare måste jag säga att vi under de första 40 till 50 åren av vår existens såg de mänskliga faktorerna som sekundära. Fokus låg bara på den tekniska delen. Det var inte ovanligt att personalen hade obekväma stolar, sittplatser och tangentbordspositioner. Under de senaste tio åren har vi lärt oss att se mer allvarligt på det här. Från och med 2011 ungefär ändrade vi helt på allt.

Hur många av dessa förändringar berodde på feedback från personalen?

Det kom i små doser. Personalen klagade inte på mycket eftersom det helt enkelt var så det alltid hade varit. Om de klagade på sittplatser eller belysning himlade ledningen med ögonen och sa "Ja, ja. Vi tog oss till månen med den här belysningen. Håll klaffen och gör ditt jobb."

Men åren gick och flera studier visade hur viktigt det är med bra ergonomi. NASA:s egna läkare berättade att det fanns en direkt koppling mellan den typ av belysning som vi har på arbetsplatserna och personalens humör. Vi upptäckte överlag att vi kunde förbättra ergonomin väsentligt och skapa en bättre arbetsplats för personalen utan att påverka kostnaderna. De nya kommersiellt tillgängliga datorborden vi köpte var faktiskt billigare än de statligt utfärdade kontrollborden som vi ersatte.

Paul Sean Hill, tidigare chef för kontrollcentret på NASA:s rymdcenter i Houston, Texas

Paul Sean Hill, tidigare chef för kontrollcentret på NASA:s rymdcenter i Houston, Texas 

 

Personalen på NASA jobbar ofta i tiotimmarsskift på ett kontor utan fönster. Hur ser ni till att de mår bra?

Vi jobbar från en stor byggnad utan fönster eftersom det är lättare att hålla datorerna svala, men det innebär också att det inte kommer in något naturligt ljus. Med det i åtanke tittade vi på hur vår konstgjorda belysning var i fråga om styrka, färg och stil. Det hjälper även personalen med deras dygnsrytm och förmåga att sova när de kommer hem vid tider då människor inte är ämnade att sova.

Våra läkare rekommenderade även att personalen skulle röra på sig under skiften. Så lite som två till fem minuter varje timme kan ha en betydelsefull inverkan på deras hälsa långsiktigt. Vi skapade även ett träningsrum i själva kontrollcentret. Där finns några cyklar och löpband så att personalen enkelt kan vara mer aktiva under pauserna.

Har ni klädregler på kontoret?

Ja och nej. Jag körde den gamla skolan, när jag var flygchef bar jag alltid slips. Klädkoden har blivit något mer avslappnad under de senaste 20 åren. Nu när vi är igång dygnet runt är det inte ovanligt att se människor i vardagliga jobbkläder, särskilt de som jobbar natt. Men vi går vanligtvis inte längre än så. Vi fokuserar definitivt på vilken bild vi visar upp för världen utanför. Vi vill att man ska veta att vi är professionella och fokuserade.

Vilka är dina bästa tips för att arbeta effektivt i team?

Det första är att det är väldigt viktigt att interagera. På NASA uppmanar vi verkligen personalen på alla nivåer i kedjan att interagera med varandra. Det är viktigt att alla känner att de kan prata med varandra om sitt arbete. De behöver kunna dela med sig av sin kunskap och få stöd från andra runtomkring, oavsett om det sker öga mot öga eller på distans.

Mitt andra tips, som är kopplat till det första, är att alla måste sträva efter att vara 100 procent transparenta. Ett tecken på att teamet har problem med förtroendet och tilliten är att de inte delar med sig av information. Om ett problem uppstod inom någon del av organisationen på kontrollcentret förväntade vi oss att det skulle tas till den högsta ledningen omedelbart. Det låter som att vi mikrostyrde allt, men för oss gjorde det stor skillnad. Eftersom vi kunde ta hand om problemen när de uppstod, oavsett hur stora de var, kunde vi hantera situationen mer effektivt. Det här ledde till att vi satt i ledningsmöten halva tiden, fattade betydligt bättre beslut och kunde leda organisationen bättre.

Mitt tredje tips är att uppmuntra alla i teamet att komma med förslag på hur saker kan förbättras. Många klagar inte om saker inte fungerar eftersom de inte vill sticka ut av fel orsaker. Vi lärde oss att det viktigaste vi kan göra är att lyssna på teamen. Det är bäst för både företaget och för personalens hälsa och välmående.

Vad kan andra lära sig av kontrollcentret?

Det viktigaste är: tänk på att inte fortsätta med något bara för att det alltid har varit på det sättet. Eftersom vi hade byggt kontoret på det sättet använde vi under väldigt lång tid dyr utrustning som inte var så bra som den kunde vara. Det låter galet med tanke på vad vi jobbar med varje dag, men det tog lång tid för oss att byta från våra gamla datorer och program till den senaste tekniken. Att ta steget och göra den förändringen var det bästa vi har gjort.

 


Mission Control Management av Paul Sean Hill, publicerad av Nicholas Brealey Publishing

Hill pratade med journalisten Etan Smallman som är baserad i Storbritannien.