Som arbetslivet blir mer globalt och antalet distansarbetare fortsätter att öka, är videokonferenser snabbt på väg till att bli en viktig färdighet för affärsmän. Vår forskning visar att 40% av anställda världen över använder videokonferenser och det är hela 61% i Kina och 60% i Mexiko. Men att genomföra en lyckad videokonferens handlar om mer än att bara slå på kameran.
Håll ett öga på mikrofonen: Det första du ska göra är att kontrollera dina inställningar. Med de flesta videokonferensprogram kan du göra ett test för att se till att din mikrofon och webbkamera fungerar som de ska. När konferensen börjar, håll fingret över mikrofonknappen. Helst ska du stänga av mikrofonen när du inte pratar, eftersom bakgrundsbrus kan vara störande, men var redo att starta mikrofonen direkt när du vill svara talaren.
Sätt upp din plats: En låg kameravinkel kan vara väldigt osmickrande, för att inte tala om störande för de andra deltagarna. Du bör också välja en väl upplyst plats för ditt samtal, så att de andra deltagarna kan se dig tydligt. Om det är soligt, kan du behöva dra för gardinerna och slå på en sidolampa för att undvika bländning.
Var fokuserad: Samtidigt som du enkelt kan kolla din e-post eller komma ikapp med arbetet under långrandiga telefonsamtal, ger inte den visuella videokonferensen dig samma möjlighet. Kontrollera att du är någonstans utan distraktioner – det är mycket mindre sannolikt att du missa något viktigt på detta sätt. Om ett hemmakontor är bullrigt, så kan du boka ett mötesrum på din lokala Regus plats.
Även om det kan vara frestande att stirra på din egen bild under samtalet, försök att behålla ögonkontakt med kameran istället – särskilt när du talar. Detta skapar en illusion av att du tittar deltagarna i ögonen. Om du tittar någon annanstans på skärmen, kommer det att verka som om du tittar åt sidan (även om du är helt fokuserad på presentationen).
Att vara både engagerande och engagerad: Om du presenterar videokonferensen, hantera det som om du hade en personligt träningslektion. Använd deltagarnasnamn, ställ frågor för att säkerställa att de lyssnar och titta in i kameran. Läs inte bara ut dina Powerpoint diabilder (deltagarna kan göra det själva med Powerpoint filen). Om du är en deltagare i samtalet, nicka när du håller med om något och var inte rädd för att ställa frågor. När du är deltagare i samtalet kom ihåg att sätta på mikrofonen, titta in i kameran och presentera dig innan du talar ("Hej, det är [namn]. Jag bara undrar…").
Genom att följa samma principer och professionalism som du skulle göra i ett personligt möte, kommer dina kunskaper om videokonferens snabbt förbättras.
