Vetenskapen bakom ditt kontorsval

Trender

Vetenskap kan förklara ditt hat‑kärleksförhållande med kontoret

Du kanske tror att din smak vad gäller kontorsdesign, från temperaturen i ditt bås till konstverken på väggarna, är lika unik som du är. Trots det påverkas du av vissa faktorer mer än du kanske tror. Här nedan undersöker Etan Smallman hur vår generation, vårt kön och vår kultur alla spelar en roll

 

När det kommer till kontorslokaler kan en medarbetares paradis vara en annans skärseld. En öppen planlösning och minimalism kan lika lätt upplevas som kliniskt och själlöst. En plats som känns personlig och mysig för dig kan tyckas rörig och distraherande till kollegan vid nästa skrivbord.

Utmaningen är att unisize sällan passar alla. Vad vi föredrar i våra kontor – från belysning och sittplatser till skrivbordsläge och närhet till fönster – kan påverkas av alltifrån vår ålder och vårt kön till vår kulturella bakgrund, personlighetstyp och arbetsstil.

Och oavsett om du priortiterar gnistrande kreativitet eller maximerad produktivitet på jobbet kan det bli viktigt att optimera omgivningen. Det handlar trots allt om mycket mer än bara estetik. Otaliga undersökningar har etablerat ett samband mellan väl utformade kontor och de anställdas engagemang, prestation och innovation(1). Sannolikheten är till exempel fem gånger så stor att banbrytande företag har arbetsutrymmen som prioriterar både enskilda och grupparbeten(2).

Regus Sarona i Tel Aviv erbjuder ett coworkingutrymme som passar för enskilt arbete

 

Könsklyftan

Kön är en faktor som påverkar vilken kontorsdesign vi föredrar. Och det börjar smått – med temperaturen. En undersökning från 2015 av tidskriften Nature(3) visar att kvinnor gärna har en genomsnittlig kontorstemperatur som är ca 3 °C varmare än den som män lämpar sig för.

Detta beror på att kvinnor har en betydelsefullt lägre ämnesomsättning än män. Män tenderar att vara bekväma vid ca 22 °C, medan kvinnor ofta tycker att det är lite kallt. Problemet är enligt Guardian(4) att klimatkontrollen i våra kontorsbyggnader baseras på en komfortstandard som fastställdes för första gången på 1960-talet, och som baserades på ämnesomsättningen hos en 40-årig man på 70 kg.

När det gäller andra könsbestämda preferenser tyder forskningen också på att kvinnor kan känna sig mer bekväma i slutna, avdelade kontorslokaler än i öppna planlösningar. Enligt en undersökning som publicerades i tidskriften Gender, Work and Organization fann man att kontorsarbetare var mer medvetna om sin synlighet och ofta fann detta oroande snarare än befriande.

Dr Alison Hirst vid Anglia Ruskin University i Storbritannien, som utarbetat undersökningen, säger: ”Kvinnor var särskilt ängsliga över tanken om att ständigt vara övervakade och kände att de var tvungna att klä sig på ett visst sätt.”(5)

Mer generellt visar en amerikansk undersökning(6) att ”ambienta identitetssignaler” kan påverka könsdeltagandet på arbetsplatsen.

”Att gå in i en skola som är utsmyckad med kristen symbolik kan göra att en icke-religiös elev överväger både en och två gånger innan denne ansöker dit”, förklarar en av undersökningens skapare, Sapna Cheryan. ”Att köra igenom en stad med cykelbutiker och skidhållare som kränker alla andra bilar kan göra staden otrevlig för dem som inte är utomhusentusiaster. Att kliva in en butik med hög dansmusik kan signalera till äldre kunder att de inte hör hemma där.”

Hon tillägger: ”Observera att dessa fysiska miljöer, även om de är uteslutande för vissa, mycket väl kan vara välkomnande till andra – nämligen till de för vilka de ambienta identitetssignalerna indikerar samhörighet. Sådana miljöer kan till exempel vara de som är oförenliga med en av de mer framträdande sociala identiteterna, såsom kön och ras.”

Det finns flera ambienta identitetssignaler på kontoret – är till exempel alla konferensrum uppkallade efter anmärkningsvärda män? Föreställer konsten på dina väggar en kvinnofri zon?(7)

Regus Gati i Jerusalem

Regus Gati i Jerusalem håller sin inredning könsneutral

 

Generationsklyftan

Vad om din ålder? Har det någon betydelse för vilken kontorsdesign du föredrar? Det finns bevis på generationsskillnader, där några undersökningar har visat att de yngre arbetstagare är mer känsliga för dåliga kontorslayouter – eller kanske helt enkelt är mindre villiga att stå ut med dem.

Enligt en undersökning av Ipsos i fjol uppgav 76 procent av arbetstagare i åldern 18 till 34 att kontorsdesignen påverkat vad de ansåg om ett företag, jämfört med endast 39 procent av de över 55 år(8). Och enligt en opinionsundersökning(9) har mer än en femtedel av 18- till 24-åringar sagt upp sig från ett arbete på grund av dess dåliga kontorsdesign.

Men äldre arbetare har också preferenser som inte bör åsidosättas. Babyboomare (de födda mellan början av 1940-talet och mitten av 1960-talet) beräknas fortfarande utgöra cirka en fjärdedel av arbetskraften och arbetar längre än någon annan generation innan dem, vilket leder till en allt ökande åldersklyfta på våra kontor.

Medan deras yngre kollegor betygsätter ”mötesrummens kvalitet” som den minst viktiga faktorn för ett bra kontor, tycker babyboomarna nästan motsatsen(10). En undersökning av Davenport(11) visar en preferens bland babyboomare för stängda kontor (särskilt för enskilt arbete med uppgifter som kräver koncentration), medan forskning av trendprognosföretaget Springwise(12) visar att de drar nytta av alternativ till skärmbaserat arbete för att skapa, bearbeta och lagra information.

Enligt en rapport från de industriella designerna på Knoll: ”Dessa skiftande prioriteringar kommer att driva en grundläggande förändring av kontorsdesignen långt från att bara stödja arbetsfunktionen och -processen. Framtida arbetsutrymmen måste ge en konsekvent och engagerande ”arbetserfarenhet” som stöder ett brett utbud av arbetsstilar och sömlösa arbetsflöden, oavsett plats.”

Kulturklyftan

Inställningar till arbetsplatsens formgivning och täthet varierar också mycket från land till land. Anställda i kinesiska städer brukar till exempel arbeta i ungefär en tredjedel av det utrymme som deras europeiska och amerikanska motsvarigheter(13) arbetar i.

Och enligt Harvard Business Review(14) bryr människor sig ”i Kina inte om enskild integritet på samma sätt som västerlänningar gör. Kinesiska arbetstagare är mest oroade för informationskontroll: om att hålla personuppgifter privata och söka skydd från känslan om att vara övervakad. Kontor som låter arbetstagarna ha ryggarna mot väggen betraktas som fastigheter i toppklass.”

De typer av kontorsutrymme som krävs kan också variera kulturer emellan. I Frankrike jämfört med i USA exempelvis lägger man ofta mer tid på möten. ”[Jag har funnit att] franska möten tenderar att vara mycket längre, och innehålla mycket mer konceptuell debatt,” säger Frankrikefödda Emma Seppälä, som undervisar vid Yale och Stanford University. I ett samtal med Business Insider(15) säger hon: ”Amerikanska möten är alla: ’Du ska göra det här, och du ska göra det här …’” I motsats till det har hon funnit att: ”Det finns ett mycket starkt fokus i den franska människans mentalitet att man innan man kommer fram till en slutsats måste prata om all denna teori, alla dessa begrepp, hela denna typ av filosofi.” Ett kontor utan lämpligt mötesutrymme kommer därför inte att passa i Frankrike.

Regus Torre Aragonia i Zaragoza, Spanien

Regus Torre Aragonia i Zaragoza, Spanien, har halvprivata utrymmen för grupparbete och möten

 

Buffertlösningar

Det är lätt att låsa fast sig när man analyserar enskilda undergrupper av din arbetsstyrka, men Neil Usher, författare till The Elemental Workplace (Den elementära arbetsplatsen), rekommenderar: ”Riktigt god arbetsplatsdesign handlar om balans – det är sällan en skev lösning fungerar”, säger han. ”Utformning utifrån en personlighets- eller demografisk typ är i sig begränsande. Våra arbetsplatser måste återspegla mångfald och integration, och för detta behöver de belysa valmöjligheter och det bemyndigande som krävs för att välja. Det enskilt viktigaste tipset är att undvika det muntra mytskapandet som du hittar på internet och istället anta en mycket mer kritisk tankegång.

”Det är möjligt var som helst i världen i alla branscher och till vilken som helst budget. Företag som inte gör detta kommer att påverkas när det kommer till den individuella och kollektiva förmågan att arbeta effektivt och huruvida människor väljer att stanna på företaget.”

Joanna Yarker, docent i yrkes- och affärspsykologi vid Kingston University, London, säger att medan många företag flyttar till hotdesking, uppskattar de flesta arbetstagare möjligheten att göra deras utrymme personligt – oavsett deras personlighets- eller demografiska typ.

”Vad vi har funnit är att människor tycker om att sätta en personlig prägel på sitt utrymme och det kan vara en buffert för lite av den stress som de upplever på arbetsplatsen, säger hon. ”Om du inte kan ha saker på ditt skrivbord, så kanske du kan ha en skärmsläckare som är personlig på din dator. Det låter dig anknyta till saker som du värdesätter.”

Förena skillnader

Ofta är det som verkligen behövs helt enkelt mer tankeverksamhet. ”Om du till exempel frågar någon som har Aspergers så får du nog svaret att det kan vara ganska utmanande att arbeta i en rörig omgivning”, säger Yarker. ”Det är alltså viktigt att ha ett tyst arbetsutrymme. Om du är någon som istället har en irritabel tarm, så blir det mycket viktigt att tänka på var ditt skrivbord ligger i förhållande till toaletten.”

Svaret på mångskiftande krav, förklarar hon, behöver inte involvera mer utrymme, utan handlar snarare att göra det utrymme man har mer flexibelt. ”Chefer är förebilder när de rör sig omkring och använder olika utrymmen i motsats till att bara sitta fast vid sitt skrivbord från 8.00 till 19.00. Det hjälper till att ge anställda samma mod till att också använda utrymmet på de sätt som de vill,” tillägger hon.

Att engagera personalen är också avgörande, förklarar Sir Cary Cooper, professor i organisationspsykologi och -hälsa på Manchester Business School. ”Låt dem göra det till sitt, snarare än att du inför något specifikt,” säger han. ”Om du gör det senare kommer det inte att fungera. Och de kan komma med idéer som du aldrig ens skulle ha tänkt på. Så länge du samlar in information kan du förena skillnaderna i vad folk vill ha, och kanske kan du designa för olika grupper av personer i olika delar av verksamheten.”

 


Etan Smallman är en journalist baserad i Storbritannien

Källor:

(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e

(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016

(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741

(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning

(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html

(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf

(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/

(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html

(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html

(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf

(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre

(12) https://www.regus.se/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/

(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier

(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude

(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T