Två huvudsiluetter

Produktivitet

Därför är det bra att prata

Nu när distansarbetet ökar, hur ser vi till att vi samtalar effektivt med andra i den hederliga gammaldags konversationen? Alison Coleman rapporterar

 

Digital teknik har förvandlat vårt kommunikationssätt på bekostnad av kommunaktionen som sker ansikte mot ansikte. Så som psykologen Susan Pinker uttrycker det i sin bok The Village Effect (Byeffekten): ”Under en kort evolutionsperiod har vi förändrats från grupprimater som är skickliga på att läsa varandras alla gester och avsikter, till en ensamlevande art, där var och en är upptagen med sin egen skärm.”

Ingenstans är detta tydligare än på den moderna arbetsplatsen, där anställda – särskilt det ökande antalet distans- och mobila arbetare – alltmer är beroende av e-post, SMS och snabbmeddelanden för att interagera med sina kollegor. En undersökning(1) från Cancer Research UK avslöjar att Generation Y (som kommer att utgöra 75 procent av arbetskraften före 2030(2)) undviker konversationer som sker ansikte mot ansikte för att istället chatta på nätet. Detta nya kommunikationssätt verkar alltså vara en trend som ser ut att vara här för att stanna.

Visa ditt ansikte

Emedan den snabba hastigheten på våra digitala anslutningar verkar slå den tidskrävande processen som fysisk interaktion är, bör betydelsen av samtal som sker ansikte mot ansikte på arbetsplatsen inte underskattas. Forskning visar att när vanligt prat med människor uteblir – oavsett om det är med kollegor eller andra personer i närheten – kan det ge en negativ inverkan inte bara på vår hälsa och lycka, utan också på vår produktivitet.

Den stimulans som ökar vår livskvalitet när vi tillbringar tid ansikte mot ansikte med andra människor, inträffar inte på samma sätt när vi tillbringar tid med andra online(3). En undersökning som utförts av Oregon Health & Science University(4) ger skäl till oro genom att avslöja att det nästan fördubblar en persons risk för depression att ha få sociala kontakter ansikte mot ansikte.

Och forskning som utförts av Hewlett Packard(5) har visat att pratstunder mellan kollegor kan öka prestationen med 20 procent medan en annan undersökning avslöjade att 72 procent av de anställda som har en bästa vän på jobbet är mer nöjda med sitt jobb.

Använd din röst

Sociala kontakter bör betraktas lika mycket som ett grundläggande mänskligt krav som mat och sömn, eftersom dess frånvaro kan påverka humör, tankesätt och prestanda på ett negativt sätt. Men om du nu arbetar på distans, vem finns där och kan märka en förändring?

”Tidiga varningstecken om att distansarbete har en negativ inverkan är att vardagliga sociala saker uteblir, till exempel att man glömmer att gratta en kollega på födelsedagen eller hittar på ursäkter för att inte delta i möten där man träffas ansikte mot ansikte”, säger beteendeexperten Richard Daniel Curtis. ”Efter det kanske du märker att deras chef inte kan berätta var de befinner sig i ett projekt eller har förlorat koll på deras arbetsflöde.”

Organisationer måste erkänna fördelarna med kommunikation som sker ansikte mot ansikte och uppmuntra till fler samtal mellan kollegor. Men när så många nu arbetar på distans, hur kan konversationer – i vilka kroppsspråk och ansiktsuttryck som betecknar olika tankar och känslor är en integrerad del – underlättas?

Här har den blygsamma telefonen sina fördelar jämfört med digitala kommunikationskanaler, då den tillåter intonation i samtalet. Röstens ton skapar en dimension och ger känsla till ord, samtidigt som den kan ge ledtrådar om hur deltagarna känner sig om diskussionen. SMS och e-postmeddelanden är bara skrivna ord som fritt kan tolkas av mottagaren, utan att denne kan dra fördel av röstens ton eller kroppsspråk.

Med visuella kommunikationskanaler såsom Skype och Google Hangouts blir kroppsspråk, inklusive ögonkontakt och handgester, mer framträdande i konversationen och erbjuder det näst bästa alternativet efter samtal som sker ansikte mot ansikte.

Två tekoppar med pratbubblor ovanför

Pratstunder mellan kollegor kan öka prestationen med 20 procent, säger experter

 

Kalla till videokonferens

Att faktiskt se någons ansikte kan göra skillnaden mellan ett lyckat samspel och ett som inte riktigt håller måttet. Forskning som utförts av Mahdi Roghanizad och Vanessa K Bohns(6) visar att en begäran som sker ansikte mot ansikte är 34 gånger mer framgångsrik än ett e-postmeddelande. Den goda nyheten är att ”ansikte mot ansikte” idag lika gärna kan vara via Skype eller andra videokonferensverktyg. I motsats till att e-posta eller till och med att prata i telefon, gör video så att du ser den andra personens kroppsspråk – vilket ger dig värdefulla visuella ledtrådar som kan hjälpa dig att förankra konversationen i dess sammanhang.

Enligt Stuart Duff, chef för ledarskapsutveckling hos affärspsykologifirman Pearn Kandola, är det upp till ledarna att bestämma tonen på videokonferenserna. Forskning som utförts av företaget visar att de ledare som anses vara mest framgångsrika regelbundet använde sig av videokonferenser för att prata med sina team och inarbeta ”social tid” på mötena.

”På så vis kunde arbetslagen komma ikapp och vara sociala med varandra innan de kom till dagordningen,” säger Duff. ”De minst effektiva ledarna förlitade sig på e-post eller telefonkonferens eftersom de trodde att videokonferenser var för svåra att använda regelbundet. Utmaningen ligger verkligen i ledarnas inställning och tankesätt.”

Småprata

Den typ av konversation som människor har är också viktig. Medan arbetsgivare förut ofta såg med bister min på småprat under arbetstimmarna, anser organisationspsykologen och professorn Sir Cary Cooper att det är grundläggande för lagandan och prestationen.

”Vi behöver alla att våra sociala behov uppfylls”, säger han. ”Småprat kan handla om ett fotbollsmatch, en film vi sett, våra barn, problem i hemmet, ja allt mellan himmel och jord. Det handlar om att skapa relationer, och ju mer vi gör det, desto mer lär vi känna medarbetarna, och ju mer vi gör det i sin tur, desto bättre kommer vi att finna gemensamma ståndpunkter och desto mer produktiva kommer vi att bli.”

Detta stöds av undersökningar som visar att när vardagliga samtal inte var möjliga var människor faktiskt mindre produktiva och mindre i stånd att utföra sina jobb(7).

Bryt ner kulturella hinder

En annan faktor inblandad i att denna form av interaktion har minskat kan härledas till det faktum att många arbetsstyrkor i dag är mångkulturella. E-postkommunikation mellan kollegor från olika kulturella bakgrunder blir då är ett alternativ till en möjligtvis obekväm konversation ansikte mot ansikte. Men e-postmeddelanden och deras innehåll har stort utrymme för feltolkning.

Det är läskigt enkelt att felbedöma tonen eller angelägenheten i meddelanden. Detsamma gäller för tolkningen av hur formell hälsningen är. Oavsett om du använder ”Hej”, ”Hejhej” eller ingenting alls för att adressera någon, kan det tolkas olika av olika mottagare. Lägg till eventuellt förekommande språkbarriärer eller kulturella skillnader till detta och meddelandet blir antagligen ännu mindre tydligt.

”Vissa kulturer har helt olika sätt för att initiera kontakt eller bygga förtroende, så det är viktigt att investera tid i att försöka förstå dem”, säger Paul Smith, arbetspsykolog och grundare av WiseAmigo. ”Utan att vi själva förstår det, försöker vi samla in så mycket information som möjligt för att skräddarsy vårt sätt att kommunicera och påverka andra. Vi kan bygga upp våra kommunikationsmuskler och bli bättre på att interagera och knyta kontakter genom att göra det ofta.”

 


Alison Coleman bidrar regelbundet till Storbritanniens Guardian Small Business Network, och skriver också för Director Magazine, tidningen för medlemmar i UK Institute of Directors

Källor:

(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html

(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/

(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019

(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression

(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf

(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email

(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work