Om du är en del av en flexibel grupp eller distansgrupp kan meddelandeplattformar för företag, såsom Slack, Flock och Fuze, i grunden förändra hur du kommunicerar med kunder och kollegor. Teknikjournalisten James Day berättar vad du behöver veta
Det är som WhatsApp, men för intern företagskommunikation. Det är meddelandeprogram för företag i ett nötskal. Istället för att att överösas med e-post eller fastna i långa möten kan säkra och snabba chattappar påskynda personalsamverkan och öka produktiviteten.
Branschen för företagskommunikation uppskattar att dess fem miljoner globala användare kan stiga till en miljard på tio år (1) vilket innebär att den snabbt växande marknaden är på väg att explodera. Vi visar dig hur du hittar rätt i meddelandedjungeln nu när det finns så många plattformar att välja mellan, och spännande teknik som artificiell intelligens (AI), förstärkt verklighet (AR), Sakernas internet (IoT) och virtuell verklighet (VR), som alla vill spela sin roll.
1. Varför det kanske är dags för ett byte
Öppen, effektiv kommunikation. Det är vad varje företag tror på, men inte alltid lever efter. Vår kärleksaffär med e-post är förståelig, men tar kål på produktiviteten när du tänker på hur många meddelanden som krävs för att planera ett möte. Föreställ dig istället en omedelbar konversation i realtid med alla som jobbar med projektet i fråga – du kanske till och med börjar känna att det där mötet blir överflödigt.
Säkra meddelandeprogram handlar inte om att ersätta e-post. Det handlar om att undvika trafiken så du kommer fram tidigare. En undersökning från meddelandeappen Flock, som lanserades i Storbritannien 2017, antyder även att den har minskat antalet möten och e-postmeddelanden som krävs av användarna med upp till 70 procent.
"Näringslivets ekosystem har vuxit och arbetsplatsaktiviteter har blivit mycket mer samarbetsinriktade", säger miljardären och grundaren av Flock, Bhavin Turakhia. "Det är därför som vi måste reagera snabbt på många arbetsplatsutmaningar. Det är tydligt att det idag finns ett behov av verktyg som låter användarna samarbeta sömlöst och i realtid."
2. Varför så mycket ståhej?
Individer förlorar 27 minuters produktiv tid varje dag (dvs. en hel dag varje månad) på grund av IT-problem, långsamma system och föråldrad utrustning (2) – alla verktyg som kan hjälpa till att effektivisera dagliga arbetsprocesser är vinnare.
En meddelandetjänst för företag erbjuder mer än bara ett bekvämt sätt att chatta. Den bör fungera smidigt med alla plattformar, såsom din stationära eller bärbara dator, smartphone och surfplatta. Detta inkluderar också röst- och videosamtal.
Det bör vara enkelt att dela digitalt innehåll, till exempel dra och släppa ett dokument som du normalt skulle bifoga till ett e-postmeddelande. Integration med externa applikationer som Dropbox, Trello, MailChimp med flera är praktiskt, liksom säker lagring med flera krypteringslager.
Slutligen måste tjänsten vara skalbar till företagets storlek och inte kompromissa med prestandan om arbetsgruppen växer. Flock har antagits av Global Management Company Accenture, elektroniktillverkaren Ricoh och schweiziska arméknivstillverkaren Victorinox, medan den ännu mer populära Slack används av bland annat datorjätten IBM, brittiska televisionsbolaget ITV, Samsung, AirBnb och eBay.
3. Föregångarna
Med tanke på att allt handlar om att vara snärt är det inte så konstigt att de tjänster som driver på efterfrågan alla har hippa namn. Fuze, Flock and Slack är redan etablerade och uppfyller alla kriterier ovan. Trion vänder sig till slutanvändare och kräver inte mycket installationsarbete.
Twilio å andra sidan är för systemutvecklare som vill integrera realtidsmeddelanden i sin programvara. Alternativt finns Teamwire, som används av banker och polisstyrkor i Tyskland, och BroadSoft, som nyligen köpts av Cisco Systems.
Friheten med öppna källkodsprogram kan i synnerhet tilltala om du arbetar med känslig information, behöver hålla kommunikationerna bakom en brandvägg eller helt enkelt inte litar på molnet och hellre vill använda en lokal server. I så fall väljer du en tjänst som Rocket.Chat, Mattermost eller Oneteam. Annars kan du välja bland de bästa av de som är kvar och knuffas om uppmärksamhet. I de flesta fall är de gratis att ladda ner och använda men man betalar för premiumfunktioner.
Det finns ingen tvekan om att realtidsmeddelanden som sparas i molnet höjer produktiviteten. Tänk dig till exempel att en ny medarbetare anställs i företaget och behöver komma ikapp de andra på ett projekt. Istället för att schemalägga tidskrävande möten, konferenssamtal eller vidarebefordra mängder av e-postkorrespondens är arbetsgruppens konversationshistorik och delade dokument omedelbart tillgängliga, så att de kommer igång direkt.
4. De fyra storfräsarna
Microsoft, Google, Amazon och Apple kommer aldrig att vara långt borta. Microsoft Teams ingår i Office 365, men kan också integreras med produkter från andra företag. Teknikjätten övervägde att köpa Slack för åtta miljoner dollar, men backade tillbaka efter att Bill Gates ska ha drivit på att pengarna istället borde läggas på att utveckla Skype for Business (se Sociala medier mognar).
Google Jibe beskrivs som en RCS (Rich Communications Service). Den delar många likheter med meddelandetjänster för företag men riktar sig endast till Android-användare. Medan Amazon Anytime, som enligt uppgift håller på att utformas, kommer att vara kompatibel med stationära och mobila enheter och är mer konsumentinriktad.
Apples Business Chat är en ny funktion inom iMessage som lanseras i år. Tanken bakom är att göra det lättare för kunderna att kontakta företag, såsom sin bank, för att lösa problem. Fördelarna för alla som redan är vana med Apples ekosystem är ganska uppenbara, som möjligheten att synkronisera med alla iOS-enheter, inklusive iPad, iPhone och Apple Watch. Du kan också starta konversationer via länkar i Safari, Maps, Spotlight och med röstassistenten Siri.
En scen från Altspace som visar ett möte mellan virtuella avatarer
5. Sociala medier mognar
WhatsApp själv är en favorit för småföretag på tillväxtmarknader och hävdar att 80 procent av småföretagen i Brasilien och Indien använder deras tjänst. Med det i åtanke lanserades WhatsApp Business som fungerar som Apple Business Chat – vilket möjligen förklarar varför det bara fungerar med Android för nuvarande.
Andra konsumentplattformar som blir företagsanpassade är Workplace by Facebook och Skype for Business. Workplace delar Facebook välbekanta utseende och funktionalitet, men begränsar saker och ting till arbetskollegor och kryddar företagsmeddelandena med lite extra. Skype for Business byter också ut vänner mot arbetskollegor. Det integreras med Office 365, men kommer så småningom att inneslutas i Microsoft Teams. Det ska vara en del av teknikjättens storslagna plan för att sätta press på Slack … plattformen är nästintill redan köpt.
Bonusen med att använda vanliga plattformar är att personalen kan navigera väldigt snabbt (en välsignelse för produktiviteten). Det som är bra med att göra dessa plattformar exklusiva för företag, dvs. skilda från människors personliga meddelandekonton, är att det inte finns några distraherande "gillar", "taggar" eller andra meddelanden som dyker upp under arbetsdagen.
IoT och AI
Föreställ dig att du ber Amazons Alexa att skicka ett meddelande till arbetsgruppen på Slack med din Echo Dot. Ökningen av de smarta IoT-enheterna för hemmet gör röstkommunikation möjlig för företaget. En något mer skrämmande användning för Sakernas internet är som ett smart närvarosystem. En snabb kortavläsning vid ditt skrivbord bekräftar att du har kommit till jobbet och informerar omedelbart dina kollegor.
Maskininlärning och -meddelanden innebär chattrobotar, men AI-aktiverade företagschattrobotar kan omvandla vardagliga uppgifter till livliga aktiviteter. Bland annat kan de hitta information snabbare, organisera, boka in eller ändra möten och samla in interna data om verksamheten. Att konfigurera ett företags chattrobot brukade vara kodarnas gebit, men plattformar som ChattyPeople gör det enklare och enklare.
7. VR och AR
VR och AR – förmodligen den mest spännande tekniken inom konsumentelektronik just nu – har en betydande roll att spela i företagskommunikationens framtid, men också för företagssamarbetet. Båda teknikerna gör att det inte ens blir nödvändigt att hitta ett fysiskt mötesrum eftersom ni alla kan koppla upp er till en digital värld från olika platser.
Windows Mixed Reality är Microsofts prisvärda VR-system. De samarbetar med Altspace för att erbjuda virtuella mötesområden där du går in i ett rum fullt av avatarer (dina kollegor). Det fungerar likadant med AR, bara det att andra deltagare ser ut som hologram ovanpå den verkliga världen, tillsammans med alla behövliga diagram, presentationer och diabilder. "Dessa framsteg kommer att göra globala företag mer lierade, robusta och kapabla att uppnå deras mål", säger Flocks Bhavin Turakhia.
Lägg ihop allting och det blir lika med en spännande framtid för meddelandeprogram för företag, med en blandning av massor av nya tekniker som driver utvecklingen och inleder en epok med flexibel arbetskraft som passar 2000-talet. Så vilken kommer du att välja för din arbetsplats?
James Day är en teknikjournalist baserad i Storbritannien
Källor:
(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs
(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017
