Kontorsdesign är mer än bara skrivbordsplacering och dekoration med ett par krukväxter. Här talar journalisten Alexander Garrett till Regus-teamen som ansvarar för att ta vara på de viktigaste faktorerna för ett perfekt arbetsutrymme
Glöm bordtennisbord, meditationsrum och till och med fatöl i loungen. Hemligheterna till ett verkligt bra kontor ligger djupare, i den grundläggande utformningen. Enligt rapporter kan ett bra, väldesignat kontor öka medarbetarnas välmående med 33 procent(1), medan mer än hälften av de anställda tror att deras produktivitet skulle öka om de skulle ha sin idealiska kontorsmiljö(2).
Företag bör vara uppmärksamma på denna statistik. Forskning från Gensler, en global arkitektfirma, visar att förlorad produktivitet till följd av dålig arbetsplatsdesign uppskattningsvis kostade amerikanska företag 330 miljarder dollar förra året(3).
Regus förstår dessa problem bättre än de flesta. Vi öppnar nytt arbetsutrymme på miljontals kvadratmeter runt om i världen varje år och lägger nästan dagligen till mer i företagets globala nätverk med mer än 3 100 kontorshotell i 1 000 städer i över 110 länder. Att tillgodose behoven hos de 2,5 miljoner personer som använder dessa arbetsytor – inte bara idag utan också under de kommande åren – är en utmaning som kräver ett fantasifull förhållningssätt till design och en djup förståelse för hur våra arbetssätt förändras.
1. Kunskap om den nya arbetsvärlden
"Riktigt bra kontorsdesign är en balans mellan konst och vetenskap", säger Filippo Sarti, Regus globala chef för fastighetstjänster och nya centertillskott, baserad i Schweiz. "Konsten formger utrymmet så att det blir attraktivt och ger användaren en häftig upplevelse. Vetenskapen ligger i att se till att utrymmet fungerar för de företag som hyr ut utrymmet och de anställda som använder det."
Han framhåller Regus unika position i att de erbjuder flexibelt utrymme till olika typer av kunder runt om i världen. "Vi måste kunna planera och positionera kontorsinfrastruktur som fungerar för alla eventuella framtida kunder", säger han. "Hur stort utrymme kommer de att behöva? Vilka ström- och databehov kommer de att ha? Hur länge kommer de att stanna? Och vad händer när de lämnar – kommer behoven hos nästa kund tillgodoses i samma utrymme?"
"Folk har en tendens att tänka att kontorsdesign bara handlar om var du placerar skrivborden, men det är så mycket mer än det", säger Francis Cleary, Regus projektchef för nya centertillskott i Asien och Stilla havet, baserat i HongKong. "Det handlar om att reagera på när, var och hur människor arbetar. Yrkesverksamma av alla generationer – inte bara generation Y– upptäcker fördelarna med coworking och mer mobilitet. Kontor måste vara utrymmen som främjar produktivitet, kreativitet och samarbete."
I en undersökning som utfördes 2017 av Regus med 20 000 ledande befattningshavare och företagsägare över hela världen valde en femtedel ut kontorshotell som den populäraste platsen för distansarbete. "Dagens kontor rör sig mot att vara ett slags destinationsutrymme", säger Cleary. "Det är den plats du väljer att arbeta på för det är där du jobbar bäst."
Filippo Sarti, Regus globala chef för fastighetstjänster och nya centertillskott
2. Välj designmallen
Allteftersom modern kontorsdesign har utvecklats, har även Regus design gjort det. Jämfört med för 30 år sedan, när företaget grundades, ser ett nytt Regus-kontor idag lika olikt ut som om en Tesla från 2018 skulle vägas mot en Honda Accord från 1989.
Nya kontorshotell bygger på en av flera formgivningar. Platsen – och potentiella framtida kunder – bestämmer vilket alternativ som väljs. "Våra kunder sträcker sig från generation Y i nystartade teknikföretag och kreativa sektorn till erfarna yrkesverksamma inom finans eller tjänster," säger Cleary. "Vi vill erbjuda utrymme som har förståelse för olika affärstyper och deras behov."
En av de mer nutida designerna, så kallade Sagano, har ett rent och modernt utseende som använder slanka linjer och material, som rostfritt stål och härdat glas, för att skapa utrymmen inspirerade av naturen och de fyra årstiderna. "Ett exempel på denna design är Clarahuus-centret i Basel, Schweiz", säger Cleary. "Det har ett mer professionellt utseende, vilket lämpar sig för området och de företag som nyttjar det."
Sagano hakar fast i den nuvarande designtrenden biofili (kärlek till liv), en mänsklig önskan att vara nära andra livsformer i naturen. Genom att införa en kombination av levande ting, naturliga mönster och designkomponenter som inspirerats av naturen kan de som jobbar känna sig avslappnade, engagerade och kopplade till världen runt dem. "Genom att använda naturmaterial, inklusive träfaner, och ren stark belysning skapar vi ett lugnande, produktivt utrymme", säger Cleary.
En annan Regus-design, Bauhaus, har en mer industriell känsla och är populär bland nystartade och yngre företag. "För företag som riktat in sig på konstnärliga och kreativa aktiviteter är Bauhaus en elegant, otraditionell miljö med mycket varierade typer av utrymme som du kan arbeta i", förklarar Cleary. Brin-centret i Neapel är ett bra exempel på Bauhaus i praktiken. Det är ett utrymme i postindustriell stil med exponerade rörledningar av stål och trappor av glas.
3. Kom ihåg grunderna
Nytänkande i fråga om medarbetarnas välbefinnande vägleder också kontorsdesign. Studier har visat att exponering för blåa och gröna nyanser kan öka kreativiteten, medan rött förbättrar prestationen vid uppgifter som kräver detaljerad information.
Och möbler lämnas inte åt slumpen. En omgivning med böjda linjer, t.ex. runda bord i ett mötesrum eller skrivbord med mjuka hörn, är kopplad till positiva känslor, vilket främjar kreativitet och produktivitet. "Oavsett vilken designmall vi använder tar vi hänsyn till varje detalj", säger Sarti.
Regus Clarahuus-center i Basel, Schweiz, grundas på designstilen Sagano
4. Dela upp utrymmet
Nästa steg vid utformningen av ett kontor är att bestämma hur man bäst ska dela upp utrymmet och se till att man skapar den rätta kombinationen av arbetsområden. Genslers undersökning av brittiska arbetsplatser år 2016 fann att 67 procent av den brittiska arbetskraften känner sig tomma i slutet av varje arbetsdag på grund av sin omedelbara omgivning, och att de var mer benägna att vara innovativa om de hade tillgång till en rad olika utrymmen som anpassats efter olika arbetsstilar.
Allteftersom helt öppna planlösningar faller ur favör ritas kontor om för att rymma fler varierade arbetsmiljöer, känt som aktivitetsbaserat arbete (ABW), och fler möjligheter till att röra på sig. "Tidiga kontor liknade ofta klassrum", säger Cleary. "Den likformigheten har ersatts med ett brett utbud, däribland privata kontor, mötesbås, gemensamma bord, läsbord, tankesmedjor, telefonkabiner och mötesrum.
"Nyckeln är att erbjuda alla typer av utrymme som en kund skulle kunna vilja ha. Samma kund kan ha olika utrymmesbehov vid olika tidpunkter. Utmaningen är att korrekt uppskatta efterfrågan på varje utrymme så att det blir varken trångt eller underutnyttjat."
5. Prioritera sociala utrymmen
Ett annat viktigt övervägande är utrymmet som inte används som arbetsutrymme. Det finns forskning i överflöd som visar att samspel, inklusive oavsiktliga möten (så kallade "kreativa kollisioner") faktiskt ökar produktiviteten snarare än försämrar arbetsresultaten. En fallstudie som omnämns i Harvard Business Review beskrev hur anställda fick sociometriska märken för att deras rörelser och samspel skulle kunna dokumenteras. Uppgifterna som samlades in under veckorna visade att när en säljare ökade samspelet med sina kollegor i andra arbetsgrupper med 10 procent så växte försäljningen också med 10 procent.
Ett enkelt beslut om var kaffebryggarna ska stå kan vara avgörande för att få till stånd sådana kollisioner. Det är därför ett kaféområde och en social mötesplats ligger i hjärtat av varje nytt kontorshotell – från Kina till Colombia. "Vi vill uppmuntra samspel", säger Cleary. "Caféet ligger precis vid ingången när du anländer och ansluter till alla andra områden, så att du som enskild också känner dig mer lierad."
Francis Cleary, Regus projektchef för nya centertillskott i Asien Stilla havsområdet
6. Skapa en känsla av tillhörighet
Det sista steget är att anpassa utrymmet med material, möbler, mjuk inredning och konstverk. Det är på det här området det finns mest utrymme att ge varje kontorshotell en distinkt identitet som är i samklang med sin ort. På kontorshotellet Menara Boustead, som öppnade 2017 i Penang, Malaysia, bekläder gamla kartor över Penang väggarna, medan de dekorativa golvplattorna kommer från traditionella malaysiska butikshus. "Det handlar om att plocka någon del av den lokala arkitekturen för att skapa en känsla av tillhörighet", säger Cleary.
"Att ignorera det lokala tänkande på design skulle vara ett misstag", säger Sarti. "Regus center runt om i världen kan använda sig av samma designriktlinjer och sträva efter en jämn kvalitet och standard, men de använder lokalt framställda produkter och är långt ifrån enhetliga."
7. Kontrollera att det fungerar
Kontoret blir mer uppkopplat, från sensorer under skrivbord till bärbara tillbehör för medarbetarna, vilket driver hur arbetsplatserna utformas. "Vi har en hel del information om hur våra center används", säger Andre Sharpe, Regus chefsinformatör. "Vi är som ett laboratorium som kan övervaka hur kunderna använder våra produkter och tjänster, och sedan anpassa och förbättra deras erfarenheter grundat på resultaten."
Ett sådant exempel är att använda bokningsuppgifter för varje kontorsobjekt, som utgår från andra platser världen över, och sedan granska hur kunderna använder kontorshotellet. "Vi kan se vilka utrymmen som är mycket populära och vid vilken tidpunkt på dagen. Det hjälper oss att förstå om utrymmena fungerar så bra som möjligt för våra kunder."
"I framtiden kommer företag att kunna korshänvisa information om medarbetarnas rörelser med prestationsuppgifter", säger Sharpe. "Resultaten kan då analyseras för att ta reda på hur utrymmet fungerar för användarna och hur det påverkar företaget."
Sharpe påpekar att medan dataintegritet kommer att vara avgörande "när det används korrekt hjälper dessa tjänster företag att skapa skräddarsydda kontor som uppmuntrar till positiva prestationer och samarbete".
Cleary och Sarti inser också vikten av att använda data för att förbättra framtida design och de spännande möjligheterna detta innebär. "Vi designar för företag, men vi designar också för människor. Om vi kan ge människor vad de vill ha från ett arbetsutrymme innan de ens känner till det själva vinner alla på det", säger Cleary.
Alexander Garrett är en brittisk frilansjournalist som skriver om en rad olika affärsfrågor för brittisk press
Ytterligare rapportering av Hannah Hudson
Källor:
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
