Ett team för modern företagsegendom gör mer än hanterar byggnader och lokaler, de erbjuder en miljö som får folk att må bra och arbeta bättre, en miljö som attraherar talang.
Det är ett svårt mål att nå om företaget har kostsamma, konventionella arbetsutrymmen utan flexibilitet med långtidskontrakt och för många regionala kontor.
Hyran per kvadratmeter utgör bara 35 % av den totala kostnaden för kontorshyra enligt Actium Consult. Med ytterligare dolda kostnader utöver detta är det rimligare att anamma en flexibel portföljstrategi med flera alternativ som kostar mindre. Enligt HBR har företag som IBM, AT&T och Dun & Bradstreet sparat miljontals dollar genom smart fastighetshantering.
Att hitta inspirerande arbetsutrymmen är en av de många faktorer som yrkesmänniskor inom fastigheter borde ta sig an i den snabbt föränderliga arbetsvärlden, säger Savills World Research Director Yolande Banes, författare till rapporten European Cities 2017.
Barnes säger: "Förut var fastigheter grunden och brukade handla om att maximera vinster, om förstklassiga kontor samt kostnad per kvadratmeter och läge. Nu handlar det om att attrahera humankapital.
"I allmänhet verkar de som fortfarande sitter i traditionella kontor inom sektorer med låg jobbkonkurrens, till exempel backoffice-funktioner. Där det är brist på unga, talangfulla människor (som inom den digitala världen) börjar arbetsplatsen att spela roll."
Platser där människor vill vara
Oavsett vilken bransch en företagsavdelning verkar inom, försäkring, finans eller den snabbt föränderliga teknikvärlden, bör man nu börja se på fastigheter inte bara som kvadratmeter, utan snarare platser där människor vill leva, arbeta och vara nöjda.
Den här förändringen kan vara en av orsakerna till att Savills fann att flyttbeslut oftare fattas av HR än av företagsledningen. Fastighetsteam behöver nu jobba nära HR, vars största utmaning är att attrahera högkvalificerad personal genom att hitta rätt arbetsplats i rätt kvarter och i rätt stad.
När man ska välja den platsen bör företagen bedöma om ett centralt företagsdistrikt skulle locka talanger. Teknisk personal vill till exempel ofta vara i det centrala företagsdistriktet där det är ont om platser och höga hyror, såsom i Stockholm och Dublin. Savills rapport noterar: "I många europeiska städer finns det ett behov av att bygga fler stadskvarter med flera användningsområden och bra tillgång till stadskärnan."
PwC-forskning lyfter fram ett svar på behovet av utveckling av områden med flera användningsområden. I en rapport skriven av Urban Land Institute med namnet Trends in Real Estate® Europe 2017 nämns Hamburg, där man bygger en investering på 1 miljard euro i nya HafenCity (hamnstaden), Lyon där kvarter med flera användningsområden är en del av den nya utvecklingsplanen Part-Dieu CBD samt Oslo som blir alltmer vibrerande och hållbar som stad tack vare utvecklingen av kvarter med flera användningsområden.
Flexibilitet och balans i arbetslivet
Another trend that property departments need to accommodate, if they aren’t already, is flexible working. Over 50% of workers now work outside the main office for 2.5 days a week or more, according to the Regus Workplace Revolution report.
Jämfört med tidigare år finns det fler konsulter och frilansare samt äldre medarbetare som jobbar efter pensionsåldern och som alla vill ha större möjlighet att arbeta flexibelt.
Att ge personalen möjlighet att arbeta på flexibla eller aktivitetsbaserade arbetsplatser, även om det bara är för några veckor, attraherar inte bara talang – det kan spara företagen mycket pengar och skrivbordsutrymme. Även om kontrakten har blivit kortare och mer flexibla i de flesta städer under de senaste 30 åren är kostnaderna för att leva och arbeta höga i storstäderna. De årliga kostnaderna i London är 88 800 USD per person enligt Savills index Live/Work och 111 900 USD i New York.
Barnes menar att de som har hand om fastigheter även behöver titta på andra arbetsplatser, bland annat delade kontor eller studior som är utformade på ett sätt som uppmuntrar coworking eller gemensamt skapande. De passar bättre för de nya, flexibla arbetsstilarna och medarbetarnas livsstilsval och uppfyller behoven hos olika generationer. De erbjuder plats för att träffa intressanta grupper och för lättare samarbete.
Lärdomar från mindre företag
Det har tagit flera decennier för fastighetsteamen på globala företag att lära sig det som många små, kreativa företag har vetat i flera år – motiverande arbetsplatser attraherar talang.
Kommunikationsbyrån AB som flyttade till kontor i Bermondsey för två år sedan valde efter moget övervägande en byggnad med öppen planlösning i en av de äldsta delarna i London. Området har en trendig, bohemisk känsla och det finns många ställen att ta kunder till för en bit mat eller en drink efter jobbet. Det är även lättillgängligt för medarbetarna.
Chris Winning, chef för kundservice hos AB, säger: "Företag har kommit långt i fråga om flexibelt arbete och hur kontoren är strukturerade. Mindre företag som inte kan erbjuda medarbetarna samma belopp som de får hos de större företagen har behövt tänka flexibelt och mer kreativt under en längre tid."
Framtidens arbetsplats är smidig med aktivitetsbaserade utrymmen i öppna planlösningar och alternativ som icke fasta platser eller soffor och separata områden för samarbete och enskilt arbete. Med alla resurser som storföretagen har tillgängliga kan de som vill förändra sin strategi inspirera på ett sätt som mindre företag bara kan drömma om.
Kontakta Regus för att se hur ett fastighetsteam kan inspirera med hjälp av fantasin och rätt arbetsplats på rätt ställe.
