En illustrerad smartklocka

Produktivitet

Hur planerar du din tid?

Reading Time: 5 minutes

Hemligheten bakom lyckad tidsplanering handlar om att utgå ifrån din personlighet. Så är du en actionhjälte, diva, arbetshäst, ja-sägare eller perfektionist? Matthew Jenkin rapporterar

 

Det finns oändligt många produkter och tjänster som lovar att hjälpa dig att hantera din arbetsbelastning bättre och öka din produktivitet, allt ifrån coacher till appar. Lucy på marknadsavdelningen verkar glida genom dagen och bocka av uppgift efter uppgift innan det är dags att gå hem, medan du inte ens har kommit halvvägs genom din att göra-lista när klockan slår fem. Hur kommer det sig? Det beror på att effektiv tidsplanering inte handlar om hur många timmar vi jobbar, det har med våra personligheter att göra.

Arbetsgivare har länge misstänkt att det inte finns en lösning som fungerar för alla och personlighetstest som Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)(1) har blivit ett populärt sätt för företag att utvärdera sin personal. Framgången bakom MBTI handlar enligt många om enkelhet. Med 93 frågor, som till viss del är grundade på Carl Jungs arbete, kan man dela in all personal i 16 olika typer: kombinationer av introverter, extroverter, tänkare, kännare, bedömande och intellektuella.

Förvaltningskonsulten och beteendeexperten Beverly Flaxington håller med om att man måste ta hänsyn till människors individuella beteenden på jobbet för att lyckas med tidsplaneringsmetoder.

”Jag minns att jag för några år sedan anställde någon som skulle hjälpa mig att få ordning och bli mer effektiv. Den personen lade allt i lådor och gömde undan det”, säger hon. ”Jag är en väldigt visuell person som tycker om att ha saker framför mig så det fungerade inte för mig. Jag kunde knappt jobba. Det var då jag började förstå att det här måste göras kring ens egna personlighet.”

Så vilka är de fem vanligaste personlighetstyperna och hur kan de anpassa sitt beteende för bättre tidsplanering?

1. Actionhjälten

Precis som Wonder Woman eller Superman kan de här personerna se en brinnande byggnad och springa mot den utan att vänta på brandkåren. Om de får en till synes omöjlig lista med uppgifter kommer de att göra klart den snabbare än blixten. Deras akilleshäl är dock att de kan missa saker i sin iver att göra klart dagens jobb, säger Flaxington.

Förändra tidsplaneringen: Dessa människor är resultatdrivna och agerar ofta utan att tänka så mycket eftersom de vill lösa viktiga uppgifter snabbt, menar Susy Roberts, coach för chefer och grundare av Hunter Roberts(2), ett konsultbolag för personutveckling. Hon råder den här typen att ta ett steg tillbaka och tänka noga på vad som behöver göras först istället för att omedelbart göra vad som än kommer till deras inkorg.

Stephen Covey, författare till Seven Habits of Highly Effective People(3), håller med och föreslår att man rangordnar uppgifter efter fyra värden: viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande.

2. Divan

Kul att ha med på företagsfesten men med tanke på hur mycket tid de ägnar åt att snicksnacka är det ett under att den här typen får något gjort överhuvudtaget. De är oftast glada, vänliga, pratsamma och gillar att ha kul, men dagen försvinner utan att de ens försöker att sätta igång med punkterna på listan och ännu mindre göra klart dem. Roberts menar att deras tendens att skryta om vad de har uppnått kan ge intryck av att de är mer produktiva än vad de egentligen är.

Flaxington gör observationen: ”Plötsligt har tiden gått. De tänkte att de skulle göra 15 saker under dagen men har samtalat, haft trevligt och inte ens märkt att tiden försvann.”

Förändra tidsplaneringen: Dessa personer drar verkligen nytta av att ha en strategi. Om du har ett stort projekt att göra föreslår Flaxington att du delar in det i mindre steg, lägger in uppgifter i kalendern och ställer in påminnelser. Med en huvudkalender har du jobbrelaterade och privata händelser på ett och samma ställe. På så sätt går det lättare och snabbare att boka in saker, vilket leder till färre ombokningar.

Hur du hanterar din mejl är också viktigt. Enligt en undersökning som gjordes år 2012 av McKinsey Global Institute(4) går i genomsnitt mer än en fjärdedel av arbetsdagen åt till att svara på och läsa mejl. De såg att mejl är den andra mest tidskrävande aktiviteten efter ”rollspecifika uppgifter”.

Zach Hanlon är expert på marknadsföring och försäljning och skriver för Fast Company(5). Han säger att hemligheten är att sluta ”organisera” mejl efter ämne och istället börja se dem som deadlines. Han föreslår att du skapar fem mappar utifrån kronologisk angelägenhet/betydelse istället för att se inkorgen som en att göra-lista.

En modell av en liten man som promenerar på visarna på en klocka

 

3. Arbetshästen

Den här personlighetstypen vinner loppet genom att arbeta långsamt och stabilt. De tänker igenom allt ordentligt, är vaksamma och metodiska och ganska självständiga i hur de utför sina uppgifter, förklarar Roberts. Så de planerar och prioriterar mycket väl, men kan uppfattas som överdrivet försiktiga medan andra kan bli frustrerade av deras tröghet. Deras dedikation till arbetet kan även leda till en ovilja att dela på arbetsbördan.

Förändra tidsplaneringen: ”Det passar dem verkligen inte att lämna över något och lita på att någon annan ska göra det”, säger Flaxington. ”Så ta en titt på din dag och välj de tre eller fyra viktigaste saker som du behöver fokusera på. Isolera vad du vet att du absolut måste göra och bestäm vilka uppgifter du kan delegera.”

Delegering verkar vara ett vanligt problem. En studie om tidsplanering(6) från 2007 visade att nästan hälften av de 332 företag som deltog i undersökningen oroade sig för personalens förmåga att delegera. I en artikel för Inc(7) ger Jayson DeMers – grundare och vd för innehållsmarknadsföringsbyrån AudienceBloom – råd till ledare som har svårt att delegera. Utöver att prioritera föreslår han till exempel att ge jobb till de personer som är bäst kvalificerade för uppgiften snarare än de som har minst att göra.

4. Ja-sägaren

De perfekta lagspelarna, allt de här personerna vill göra är att hjälpa och stötta sina kollegor. Visst är delad glädje dubbel glädje, men risken är att den här typen drar sig för att säga ifrån och kan ta på sig mer än de klarar av. Det slutar därför antingen med att de jobbar alldeles för många timmar eller att de missar deadlines, förklarar Roberts.

Förändra tidsplaneringen: Lär dig att säga nej, menar psykoterapeuten och livscoachen Hilda Burke(8). ”Det kan ta lite tid att förändra den här typen av arbetsvanor men det går att göra”, säger hon. Och om du fortfarande har svårt att stå emot och känner dig överväldigad är det viktigt att ta pauser.”

Det kan låta uppenbart men forskning visar att man ökar produktiviteten genom att ta regelbundna pauser. DeskTime är en produktivitetsapp som mäter hur medarbetarna använder datorn. Med hjälp av den har man kommit fram till att den perfekta pausen är 17 minuter lång. Och 1999 använde man på Cornell Universitys laboratorium för forskning om ergonomi ett datorprogram som påminde medarbetarna om att ta korta pauser.

I projektet(9) kom man fram till att ”medarbetarna som fick aviseringarna [som påminner dem om att sluta jobba] var i genomsnitt 13 procent mer precisa i sitt arbete än de som inte fick påminnelser”. Den här enkla men effektiva metoden har lett till många appar, från Marinara Timer(10) till PomoDone(11).

5. Perfektionisten

Den här typen är de som tar längst tid på sig att avsluta en uppgift, men som namnet antyder fokuserar de betydligt mer på kvalitet än på kvantitet. Flaxington förklarar att eftersom det är så viktigt för dem att göra allt korrekt kan de känna sig överväldigade och få det tufft när de har för mycket. Och de blir väldigt stressade om de känner att du försöker att tvinga dem.

Förändra tidsplaneringen: Oordning är perfektionistens främsta fiende, så en inkorg full av olästa meddelanden kan vara skrämmande. Mejltrafiken förväntas öka med fyra procent(12) varje år, så ju tidigare du tar itu med problemet, desto bättre. Det går att ta sig förbi mejlöversvämningen på flera olika sätt.

En av de bästa metoderna är den med en nollvision för inkorgen, vilket betyder att du alltid har en tom eller nästan tom inkorg. Det är antagligen ett jobb i sig, men Merlin Mann som uppfann metoden säger(13) att du har fem alternativ när du får ett nytt mejl: radera, delegera, svara, skjuta fram eller agera. På det här sättet blir inkorgen en att göra-lista, vilket innebär tuffa beslut om hur du ska prioritera och göra saker effektivt.


 

Matthew Jenkin är en brittisk frilansjournalist och tidigare redaktör för Guardian Careers, tidningen Guardians webbplats för människor som söker jobb eller vill byta karriär

Källor:

(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

(2) http://www.hunterroberts.com/

(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823

(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need

(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when

(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html

(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress

(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html

(10) http://www.marinaratimer.com/

(11) https://pomodoneapp.com/

(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk